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长春理工大学远程与继续教育学院教学类档案管理规定
发布时间:2020-03-16     作者:长春理工大学远程与继续教育学院

为了规范我院教学类档案管理,根据原国家教委发布的关于《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,制定我院教学类档案管理意见如下:

   一、基本原则

1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。

2、教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一,也是学院档案的主体、核心和重点。

3、教学档案管理是教学管理的重要组成部分。应实行“三纳入”,“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,上报评审材料。

4、各函授站和教学业务部门应明确分管档案工作的负责人和配备专(兼)职档案管理人员,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学院指定的档案管理部门办理移交。

5、努力提高教学管理档案部门和人员的现代化管理水平,积极参与教学管理,成为教学管理和教改参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

6、要把教学档案工作列入学院教育发展计划,在经费、库房设备和人员配备等方面给予保证。

   二、归档要求

1、在教学实践中形成的文字材料,具有长期的参考价值和凭证作用。

2、必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、必须遵循自然形成规律,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

   三、归档主要内容和重点

1、归档主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面。

2、归档的重点是学院和本部门在教学工作特别是教学实践各个环节中形成的不同载体的文字材料。 

   四、教学文件材料的整理和归档

1.形成和积累

(1)每年新学期开始后,各函授站主任、教学干事接受由学院布置下达的积累教学文件材料的任务。

(2)教务部门门会同档案部门向各函授站发放各种教学文件材料表格、卷宗袋等。

(3)函授站兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

(4)档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。

2.整理组卷

(1)由函授站或教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案室移交归档。

(2)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少按不同内容分别组成薄卷。 

(3)教学文件材料按永久、长期、短期顺序要求分门别类排列。按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

(4)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。破损的文件材料应进行修补完整后归档。

(5)卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订。

(6)凡是文件材料未注明标题的应注明题名、责任者、时间。

(7)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在非装订线一侧的下角。

(8)填写卷内目录及备考表。 

五、归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求。如不符合规定要求,接受人应拒绝接受并予以指正。

2.移交时应填写移交凭证,一式两份,双方各执一份,以防丢失。

3.教学综合管理文件次年6月底归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)于当年寒假前一次性归档,部门负责人应督促函授站档案管理人员按时移交。

   六、教学档案工作岗位责任制

1.函授站教学管理部门领导职责 

(1)制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督行。

(2)加强与学院档案室联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(3)对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

2.教务部门职责

(1)保管教学运行中的各类计划、文件汇总情况、报表。

(2)负责指导各函授站的教学档案管理。

3.各部门兼职教学档案员职责

(1)将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向院档案室移交。

(2)做好存放本部门教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

4.教务部门档案室职责

(1)认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,制定学院教学档案工作各项管理制度并付诸实施。

(2)督促、指导和检查全院教学档案工作,验收各部门移交的教学档案。

(3)按照《教学类档案管理规范》要求做好教学档案的各项业务工作。

(4)努力开发教学档案信息资源,充分发挥其作用。

(5)组织全院各函授站专(兼)职教学档案员的业务学习,经验交流。

 

 

 

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